schneeraben.de - Philosophische Reisevorbereitungen von Thomas H. Jäkel

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Das Skriptorium

 

 

Jeder für sich ...

von Thomas H. Jäkel

 

 

Die meisten Unternehmen sehen sich im Laufe der Zeit zumindest einmal der Notwendigkeit ausgesetzt, sich komplett neu zu strukturieren. Andere wiederum scheinen hieraus ein Hobby gemacht zu haben und genehmigen sich in jedem neuen Geschäftsjahr auch gleich eine neue Struktur. Wie sehr eine solche Veränderung auch benötigt wird, sie ist in jedem Falle schmerzlich und kostet immer mehr als zu Anfang geplant. Dazu kommt, dass die meisten Projekte dieser Art ohnehin mit zweifelhaften Ergebnissen enden und so nicht gerade zur allgemeinen Akzeptanz beitragen.

 

Warum also treiben sich Unternehmen immer wieder in dieses Chaos? Die Antwort ist in den meisten Fällen die Erkenntnis, dass es so wie es ist eben nicht weiter gehen kann. Wenn erst einmal Umsätze fallen, Profite zu Verlusten werden und Kunden zum Mitbewerb überlaufen, dann ist so ziemlich jede Firmenleitung gewillt sich mit diesem Problem zu beschäftigen. Man sollte es jedoch besser gleich gar nicht so weit kommen lassen und sich den Ursachen des Problems schon viel früher annehmen.

 

Es ist bemerkenswert, mit welcher Dynamik neueste Technologien entwickelt und in den Markt gebracht werden und zur gleichen Zeit die interne Organisation auf einem Stand vor der letzten Jahrhundertwende belassen wird. Firmenorganisationen sind lebende Organismen, die sich stetig an die sich verändernden Umweltbedingungen anpassen müssen. Die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens bestimmt sich daher immer durch die innere Stärke mit Veränderungen umzugehen und sich schnellst möglich an den Markt, die Kunden und den Mitbewerb anzupassen. Dies wiederum erfordert die Einsicht, dass es sich hierbei um einen andauernden Prozess handelt, der nicht nur alle paar Jahre durch eine drastische Umstrukturierung ersetzt werden kann.

 

Der aktive Prozess der Unternehmensveränderung hat viele Aspekte und die Optimierung von internen Geschäftsprozessen stellt hierbei einen ganz wichtigen Teilbereich dar. Und hier verzeichnen die meisten Unternehmen auch ihre größten Defizite. Noch immer sehen Manager und Mitarbeiter das Unternehmen nur in einer vertikalen Struktur als Ansammlung von Abteilungen und übersehen die Auswirkungen auf die horizontal ablaufenden Geschäftsprozesse. Mit anderen Worten: man sieht die Struktur nur im Sinne von Abteilungen wie Vertrieb, Produktion, Verwaltung und nicht in ihrer Funktion als Prozess vom Verkauf bis zur Auslieferung. Demzufolge ist es nicht verwunderlich, dass sich auch Mitarbeiter nur als Verkäufer, Lagerist, Buchhalter oder Techniker verstehen und kaum einen Bezug zum gesamten Prozess herstellen.

 

„Nein, so geht das natürlich nicht! Da hat sie unser Vertrieb ganz offensichtlich falsch informiert! Die Ware kann erst in drei Wochen geliefert werden.“ Der verärgerte Kunde ruft natürlich beim Vertrieb an, um dort wahrscheinlich zu hören: „Das bekomme ich schon hin, die Idioten im Lager verstehen das immer nicht so richtig. Geduld, Geduld, wir werden schon richtig liefern.“ Das Hin und Her zwischen den Abteilungen kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Ansehen beim Kunden. Schließlich sollte bei allen Beteiligten endlich verstanden werden, dass der Kunde keinerlei Interesse an internen Abläufen und Problemen hat, sondern nur sein Produkt geliefert bekommen will.

 

Wie im Sport zählt die Mannschaftsleistung mehr als die Einzelleistung des Verkäufers. Geschäftsprozesse wie Produktbestellung, Einkauf, Produktion, Forschung und Entwicklung, Kundendienst oder auch Personalverwaltung funktionieren nur dann, wenn alle damit eingebundenen Abteilungen am selben Strang ziehen und ein reibungsloser Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten gewährleistet ist. Und genau da liegt das Problem. Die am Prozess beteiligten Abteilungen reden nicht miteinander und verfolgen nur eigene Abteilungsziele und einen Prozessverantwortlichen gibt es sowieso nicht. Da ist es dann meist dem Zufall oder den guten Beziehungen des Einzelnen zuzuschreiben, ob ein Projekt gut oder schlecht läuft. Meistens ist es dem Verkäufer jedoch schon nach der Unterschrift des Kaufvertrages egal, ob die Lieferung auch pünktlich erfolgt, solange die verdiente Provision überwiesen wird. Und als Kunde wird man dann immer wieder gerne an andere Abteilungen verwiesen, die dafür jetzt zuständig wären.

 

Nun muss sich jedes Unternehmen die Frage stellen, welches Chaos in der eigenen Situation vorzuziehen ist: Die stete Veränderung durch Optimierung der Geschäftsprozesse oder andauerndes Gegeneinander innerhalb der eigenen Organisation. Sollten sie sich für eine Optimierung entscheiden, dann werden sie sich jetzt sicherlich fragen, wo sie am besten damit anfangen sollen.

 

Bestimmen der Unternehmensziele

In jedem Falle ist es anzuraten erst einmal eine klare Linie in die strategischen Ziele ihres Unternehmens zu bringen. Dabei sollten sie darauf achten, dass die Ziele klar definiert und nachprüfbar sind. Einfach wachsen zu wollen und höhere Profite zu erzielen reicht dabei kaum aus. Ziele wie Wachstum, Kosten und Auftragsentwicklung müssen zahlenmäßig über einen Zeitraum von 5 Jahren genau definiert werden und im Einklang mit der Produkt-, Marketing- und Personalstrategie stehen. Ungenau definierte Unternehmensziele können von Mitarbeitern nicht verstanden und damit auch nicht umgesetzt werden. Gerade hier in Thailand führt dies zu Gelassenheit oder besser gesagt zur Gleichgültigkeit. Um die Geschäftsprozesse des Unternehmens jedoch immer weiter zu optimieren benötigen sie die Motivation aller Mitarbeiter. Leider werden bereits an dieser Stelle immer wieder dieselben Fehler gemacht, was sich auch deutlich in der vergleichsweise hohen Zahl von gescheiterten Umstrukturierungen niederschlägt.

 

Analyse der Geschäftsprozesse

Der zweite Schritt ist dann die Analyse der in ihrem Unternehmen vorhandenen Geschäftsprozesse und deren Bewertung. Nach der Identifizierung und Untersuchung der Geschäftsprozesse, werden die Prozesse ausgewählt, welche sich als problematisch herausstellen und bei denen eine Verbesserung ganz wesentlich zum Geschäftsergebnis beitragen würde. Dabei gehen sie in drei Stufen vor und durchleuchten zunächst die Firmenstruktur, gefolgt von den Prozessen und den Auswirkungen auf den einzelnen Arbeitsplatz. Dies ist am besten mit der Erstellung entsprechender Ablaufdiagramme zu erreichen, da hieraus fehlende Kommunikationsverbindungen oder umständliche Abläufe am besten erkannt werden können. An dieser Stelle wird auch klar, wie wichtig die von ihnen definierten Unternehmensziele sind, da die Bewertung der Qualität ihrer Prozesse unbedingt einen konkreten Vergleichswert erfordert. Wenn dieser Anhaltspunkt fehlt, können auch keine brauchbaren Ergebnisse in der Analyse und den folgenden Schritten erzielt werden.

 

Optimierung der Geschäftsprozesse

Auf der Grundlage einer sorgfältigen Analyse wird dann die Umstrukturierung und Optimierung der Prozesse vorgenommen. Dies sollte jedoch nur von erfahrenen Mitarbeitern und gegebenenfalls mit Unterstützung von externen Beratern durchgeführt werden. Die Optimierung der Prozesse orientiert sich wiederum ausschließlich an den festgelegten Firmenzielen. Alle Aktivitäten oder Vorgänge, welche nicht unmittelbar dem Geschäftszweck oder einem Firmenziel zugeordnet werden können, müssen ausreichend begründet oder eben eingestellt werden. Ziel ist es Geschäftsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten, um maximale Kosteneinsparung bei höchster Qualität zu erreichen. Dies ist sicherlich keine einfache Aufgabe und erfordert zumeist grundsätzliche Veränderungen im Unternehmen. Dabei sollte nicht außer Acht bleiben, dass auch die Firmenkultur eine ganz wesentliche Rolle spielt. Insbesondere so beliebte Aussagen wie „das geht bei uns nicht“ oder „das haben wir ja noch nie so gemacht“ weisen darauf hin, dass die Organisation eingeschlafen ist und sich kaum mehr am Markt orientiert. Hier muss entschieden vorgegangen werden, um die innere Kraft des Unternehmens wieder zu beleben.

 

Implementierung der optimierten Geschäftsprozesse

Nachdem sie die neuen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe im Detail definiert haben, müssen diese nun entsprechend an den Mann und an die Frau gebracht werden. Dies muss nicht nur genau geplant werden, sondern auch unbedingt mit intensiven Schulungsmaßnahmen einhergehen, um die Akzeptanz innerhalb des Managements und der Mitarbeiter zu gewährleisten. Umstrukturierung ist auch nicht nur eine Aufgabe des Managements, sondern betrifft alle Mitarbeiter des Unternehmens. Die Einführung der neuen Prozesse sollte daher umfassend sein und einer logischen Struktur folgen, so dass alle Mitarbeiter einbezogen werden und weder der laufende Betrieb noch die Einführung selbst negativ beeinflusst werden.

 

Der sinnvolle Einsatz von moderner Informationstechnologie erleichtert den gesamten Vorgang. In jedem Falle erhalten sie aber eine unschätzbare Analyse und Darstellung ihres gesamten Unternehmens. Dies wiederum versetzt sie in die Lage schnell und zielgerichtet spätere Änderungen vorzunehmen und ihr Unternehmen erfolgreich und profitabel zu führen. Da sich der Markt ständig verändert, werden sie dies sehr schnell schätzen und die oben genannten Schritte im kleineren Umfang regelmäßig durchführen. Das anfängliche Chaos wird sich schon bald in ihre Stärke verwandeln und ihren Mitbewerbern schwer zu schaffen machen.